Organizações estão procurando sistemas de ERP que façam mais do que integrar com sistemas legados. Mas com tantas soluções disponíveis, como escolher o software certo para sua empresa?
Jennifer Lonoff Schiff, CIO/EUA *
Publicada em 15 de maio de 2013 às 18h12
Com o ambiente de negócio das empresas se tornando cada vez mais complexo, encontrar uma solução de Enterprise Resource Planning (ERP) que atenda a todas as necessidades podem ser tão provável como encontrar um unicórnio. Na verdade, no ambiente móvel global de hoje, com a nuvem e a convergência dos software de gestão com as ferramentas analíticas imperando, as organizações estão procurando por um sistema ERP que faça mais do que integrar com os sistemas legados.
“O momento é de revisão. Muitos têm ERP há algum tempo e agora pensam em mudar, evoluir, já considerando a infraestrutura de cloud computing”, avalia Anderson Figueiredo, analista da IDC Brasil.Todos os maiores players deste mercado apostam, em menor ou maior grau, neste tipo de integração, que promete transformar os sistemas de gestão corporativos em ferramentas bastante flexíveis, capazes de fornecer ao usuário acesso a dados estruturados e não-estruturados para decisões mais seguras e assertivas.
Mas com tantas soluções no mercado, como escolher o software certo para sua empresa, que possa ser usado por diferentes grupos empresariais?
Para ajudá-lo a aumentar suas chances de encontrar e implementar uma solução de ERP que beneficiará a sua organização (e para ajudá-lo a acabar com todo o hype de marketing), a CIO.com consultou dezenas de especialistas de ERP e publica a seguir suas principais sugestões sobre como proceder.
1- Parta de uma boa documentação
"Implementações bem-sucedidas são todos baseados em um problema de negócios bem-avaliado e em um escopo de projeto bem feito", explica Bernd Weidenmueller, vice-presidente da Avanade.
"Quanto melhor o problema do negócio for definido, mais provável será encontrar um sistema ERP que possa resolver o problema", diz ele. Enumere os desafios que você deseja que o software resolva, "o específico e o mais mensurável possível e os relacione com os objetivos globais da empresa."
"Reúna uma lista de seus requisitos mais críticos, inclusive os funcionais, fluxo de trabalho, integração de sistemas, governança, risco e compliance (GRC), migração de dados/conversão, inteligência de negócios e elaboração de relatórios e treinamento", diz Greg Pierce, vice-presidente da Tribridge.
Em seguida, defina a sua abordagem de implementação e os prazos.
2 - Decida por um modelo
"Pergunte a si mesmo" Que modelo de ERP é ideal para minha empresa? " diz John Hoebler, diretor da consultoria MorganFranklin. "As três principais opções são ERP on-premise, ERP hospedado/gerenciado e soluções de ERP na nuvem", diz ele.
Tradicionalmente, soluções de ERP on-premise e hospedadas proporcionam maior flexibilidade aos pacotes sob medida para atender às necessidades organizacionais, mas também são mais caros. O que chama atenção é o uso da nuvem como forma de reduzir o custo dos projetos e, assim, atrair mais as pequenas e as médias empresas.
A Oracle é uma das fornecedoras que aposta muito no ERP na nuvem. "Acho que a venda de licenças daqui a pouco não vai mais existir. Estamos em uma segunda geração de nuvem, mais avançada, em que é possível ter nuvem privada ou adotar um modelo híbrido. O que é interessante nesta nova geração é manter a privacidade, os dados não são misturados”, afirma a diretora de pré-vendas para aplicativos da Oracle do Brasil, Priscila Siqueira.
Outra grande entusiasta do ERP na nuvem é a Totvs, que vê na tecnologia apenas uma mudança no modelo de comercialização, visto que “nosso software tecnicamente está preparado para rodar no modelo de nuvem”, explica o vice-presidente de clientes e sistemas remotos da empresa, Wilson de Godoy. “Hoje tenho mais de 2 mil clientes usando nossos software através da nuvem. É menos de 10% da nossa carteira de clientes atual, mas é um volume de respeito em qualquer lugar.”
Godoy acredita que, apesar da proporção desfavorável à nuvem, não existe um modelo preferido, e sim um culturalmente mais aceito. “Mas isso está mudando dia a dia. Não tenho dúvida de que a chave está virando, mas não vai acontecer em 15 minutos. É uma evolução natural”, diz o executivo. Para ele, logo os clientes perceberão massivamente que vale mais a pena deixar a administração do software para quem o conhece e o fez. “O cliente quer mais é apertar o botão e ter a informação, ou inserir e disponibilizá-la na aplicação. Se roda na nuvem ou dentro de casa, perde a importância ao longo do tempo.”
De qualquer modo, antes de investir em uma solução baseada em nuvem, verifique se ele atende às suas necessidades e que seus dados estarão seguros (devidamente apoiados e protegidos), alerta John Hoebler.
3 - Compare as soluções
"Existem vários fornecedores de ERP que operam globalmente", explica C.V.Leela Krishnan, diretor de projeto da Hexaware Technologies. "Um ERP pode não satisfazer 100% das necessidades de sua organização."
Portanto, é importante "priorizar e criar uma matriz de funcionalidades requeridas pelo negócio e classificar diferentes ERPs a partir desta matriz", diz ele. Ao fazê-lo, será mais fácil "escolher um ERP que forneça o número máximo de funcionalidades necessárias e também o ROI esperado."
Jon Duncan, diretor sênior de gerenciamento de produto da Antenna Software vai além: "As empresas devem considerar plataformas flexíveis que ... integradas com outros sistemas de back-end, ofereça uma experiência móvel rica" (assumindo que a mobilidade é importante para o seu organização).
Da mesma forma, é importante que a solução de ERP seja configurável. "Isso não significa soluções re-codificadas para atender às suas necessidades", explica Tim Garcia, CEO da Apptricity. "Isso significa ter a capacidade de alterar as configurações dentro da solução para que ela se adapte à sua organização como um terno. Você deve ser capaz de definir a interface do usuário, como a informação será apresentada e os dados que devem aparecer em determinados cenários."
4 - Cuidado com a lábia dos vendedores
"Ao selecionar um fornecedor de ERP, faça sua lição de casa", aconselha Vajira De Silva, CEO da Attune Consulting. "Ao envolver-se com analistas da indústria, grupos de usuários e outros consultores, e dar uma olhada em outras instalações do sistema de ERP do fornecedor, você vai ter uma forte indicação de verdadeiros pontos fortes e fracos da solução."
Além disso, "Aproveite o tempo para aprender o que os fornecedores de ERP estão seguindo dessas tendências e em quais tecnologias emergentes estão investindo", diz ele. "Não basta atender o seu negócio hoje. O fornecedor de ERP deve ser capaz de demonstrar uma estratégia de crescimento de longo prazo que possa ajudá-lo a manter-se competitivo no futuro."
Finalmente, "peça aos fornecedores para oferecer uma ou mais referências de clientes da sua indústria e do tamanho do seu negócio", diz Derek Singleton, analista de ERP da Software Advice. "Ao falar com essas referências, vá fundo. Pergunte quais desafios enfrentaram com o sistema; como o vendedor respondeu, e o que mudariam no software, se pudessem."
5. Concentre-se no que é essencial
"Evite a síndrome de objeto brilhante", adverte Hoebler. "Em vez de construir dashboards ricos ou automatizar processos pesados ou mal documentados, aborde o básico: finanças, RH/folha de pagamento, processos da cadeia de suprimentos e relatórios", diz ele.
"Crie uma base desde o primeiro dia que mantenha o negócio funcionando e os dados padronizados. Gráficos de pizza e gráficos de dispersão são ótimos nas reuniões do conselho, mas não com dados incorretos. Estabeleça processos essenciais que sirvam de base para aumento de funcionalidades e melhorias", ele diz.
6. Não faça sozinho
"Muitas organizações descobrem que envolver peritos externos em ERP é fundamental para tornar a iniciativa bem sucedida", explica Steve Litwin, presidente, Litcom. Apenas certifique-se que, no caso da contratação de um terceiro, ele conheça e entenda o seu negócio, seus objetivos organizacionais, bem como o sistema de ERP que você está implantando.
"A escolha do parceiro é a decisão mais importante que você vai fazer durante uma implementação de ERP", afirma Mike Oswalt, presidente, da Algorithm. "O parceiro de software deve conhecer a sua indústria e entender completamente o seu negócio" - e trabalhar em estreita colaboração com você durante todo o processo de implementação do ERP.
7. Investa em formação
Antes de liberar o seu novo software para uso por toda a empresa, ou até mesmo para um departamento, vale a pena investir em alguns usuários e treiná-los na ferramenta", aconselha Gail Snider, Diretor de Marketing da enVista.
8. Concentre-se em dados e na gestão da mudança
"A maioria dos atrasos de ERP hoje pode ser rastreada até a falta de foco na obtenção de dados mestres e transacionais, ou a falta de alinhamento em torno de novos processos de negócios e seu impacto para a comunidade de usuário final", explica Brad Little, vice-presidente da Capgemini . "Mesmo que você construa um sistema perfeito, o go-live não terá sucesso sem dados de qualidade e usuários de negócios prontos para abraçar a nova solução. Comece cedo em ambas as frentes, para evitar surpresas desagradáveis", diz.
9. Evite o excesso de customização da solução de ERP
Alguma personalização é essencial, mas muitas organizações pecam por customizar em excesso o software, até o ponto em que "anos mais tarde, não podem atualizar o sistema sem perder todo esse trabalho de personalização", explica Dustin Wells, CEO da Headspring.
10. Meça os resultados
"Defina métricas para determinar o quão bem o sistema atende seus objetivos de negócio. Em seguida, acompanhe o progresso e continue a medir - mesmo após a implementação", diz Erik Kaas, vice-presidente da Sage.
11. Mantenha o software atualizado
Certifique-se e mantenha-se atualizado com as correções periódicas do software liberadas por seu fornecedor de ERP. Não acompanhar as atualizações do software fará com que seu sistema fique mais difícil de suportar ao longo do tempo e aumente o seu custo de propriedade. Também ficará mais difícil e caro fazer o upgrade para a próxima versão.
(*) Com Jackeline Carvalho
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